In vielen KMU gibt es eine Person, die gegenüber der IT-Betreuung entscheidet: Wartungsfenster, neue Konten, Herstellerzugänge. Fällt sie aus, weil sie zwei Wochen nicht erreichbar ist, bleiben Tickets liegen oder es entscheidet jemand, der die Folgen nicht absehen kann. Eine Vertretung ist keine zweite IT-Abteilung. Es ist eine benannte Person mit dem Notfallblatt, dem Zugang zum Passwortmanager-Notfallweg und der Erlaubnis, Alltägliches freizugeben und Umbauten auf die Rückkehr zu verschieben.
Der Urlaub, in dem niemand eine Freigabe erteilen darf
Das Wissen steckt oft in einem privaten Notizbuch und in einem Postfach, dessen Vertretungsregel nicht eingeschaltet ist. Herstellerportale laufen auf der persönlichen Mailadresse dieser Person. Im Urlaub kommt ein neues Notebook, ein Steuerberater braucht einen Zugang, die Firewall meldet eine Lizenz. Niemand weiß, ob das warten kann. Manchmal wird dann das Kennwort der Geschäftsführung weitergegeben, damit „etwas weitergeht“. Nach der Rückkehr stimmen Konten, Portale und die Realität nicht mehr überein, und die eigentliche Person verbringt die erste Woche mit Aufräumen.
Die Vorbereitung passt auf das Notfallblatt und eine halbe Stunde Gespräch. Eine Vertretung wird benannt und der Betreuung vorgestellt, bevor der Urlaub beginnt. Sie darf Konten nach der bestehenden Rollenliste anlegen und sperren, Druckerfreigaben erteilen und einen bereits geplanten Termin bestätigen. Sie darf keine Firewall-Umbauten, keine neuen Systeme und keine Weitergabe von Administratorrechten anstoßen. Der Notfallzugang zum Passwortmanager ist mit ihr geprobt, nicht nur erwähnt. Herstellerportale liegen auf Firmenadressen. Eine Abwesenheitsnotiz nennt die Vertretung. Nach der Rückkehr gibt es eine kurze Übergabe der Entscheidungen, die getroffen wurden.
Eine zweite Person, eine Liste, ein klares Nein zu Umbauten
- Person. Eine Vertretung benennen und der Betreuung vor dem Urlaub vorstellen.
- Grenze. Aufschreiben, was sie freigeben darf und was bis zur Rückkehr wartet.
- Zugang. Den Notfallweg zum Passwortmanager mit ihr einmal öffnen.
- Portale. Hersteller und Domain auf Firmenadressen legen, nicht auf eine private Mail.
- Übergabe. Nach der Rückkehr die getroffenen Entscheidungen in einer Viertelstunde nachziehen.
Die Vertretung entlastet auch die Betreuung, weil klar ist, wen wir fragen. Wir rufen nicht reihum an und wir bauen nicht „auf Verdacht“ um. Liegt ein bereits vereinbartes Wartungsfenster in der Urlaubswoche, bestätigen Vertretung und Betreuung den Umfang vorher schriftlich, oder der Termin wandert. Neue Projekte starten in dieser Zeit nicht. Das ist keine Blockade, sondern die Bedingung, unter der eine Vertretung überhaupt verantwortlich entscheiden kann.
Woran Projekte in der Praxis scheitern
- Die Vertretung erst in der Abwesenheitsnotiz erwähnen, ohne sie einzuweisen.
- Administrator-Kennwörter für die Urlaubszeit an mehrere Personen mailen.
- Herstellerportale auf einer privaten Adresse lassen, die im Urlaub ungelesen bleibt.
- In der Urlaubswoche ein Projekt beginnen, weil der Kalender der Geschäftsführung leer aussieht.
Beispiel aus dem Betriebsalltag
Die interne Ansprechpartnerin eines Betriebs in Niederösterreich ging für drei Wochen weg. Bisher liefen Domain und Firewall-Portal über ihre persönliche Mail. Wir haben die Portale vorher auf eine Firmenadresse umgezogen, die Vertretung in einem Termin der Betreuung vorgestellt und auf dem Notfallblatt markiert, dass neue VPN-Zugänge nach der Rollenliste erlaubt sind, Netzumbauten nicht. In der zweiten Woche brauchte ein neuer Mitarbeiter ein Konto, die Vertretung gab es frei, das Gerät kam aus dem Pool. Eine gewünschte Regeländerung an der Firewall wurde auf die Rückkehr gelegt. Die Übergabe danach dauerte zwanzig Minuten, weil nur zwei Entscheidungen angefallen waren.
Kurze Entscheidungshilfe
- Kennt die Betreuung die Vertretung vor dem Urlaub persönlich oder im Termin?
- Wurde der Notfallzugang mit dieser Person geprobt?
- Liegen Portale auf Firmenadressen?
- Ist aufgeschrieben, welche Änderungen bis zur Rückkehr warten?
Wenn die Vertretung für Ihren internen IT-Ansprechpartner bei Ihnen ansteht, klären wir den Umfang unverbindlich: IT-Beratung. IT-Notfallblatt Alternativ direkt Kontakt aufnehmen oder die häufigen Fragen lesen.