Microsoft Teams übernimmt in vielen Büros interne Gespräche und einen Teil der Außenanrufe. Die bestehende SIP-Anlage oder der SIP-Anschluss trägt daneben die öffentliche Nummer, schnurlose Hörer im Lager, eine Türsprechstelle, ein Faxgerät und manchmal die Alarmwählung. Wer den Anschluss kündigt, bevor diese Geräte einen neuen Weg haben, merkt es am ersten Besucher, der vor der Tür steht, oder am Alarm, der niemanden mehr erreicht. Beide Welten können nebeneinander laufen, solange klar ist, welche Nummer wo klingelt.
Die Nummer, die nach dem Abschalten niemand mehr erreicht
Der Wechsel beginnt oft mit Lizenzen für Teams und dem Wunsch, die Telefonrechnung zu senken. Die Anlage im Keller wird zum Abschaltkandidaten, obwohl an ihr noch Analoggeräte hängen, für die es keinen Teams-Client gibt. Die Rufnummern sind beim Anbieter so geschaltet, dass unklar ist, welcher Anschluss die Zentrale wirklich hält. Im WLAN brechen Gespräche über Softphones ab, sobald jemand den Raum wechselt. QoS wurde nie gesetzt, die Telefone stecken im selben VLAN wie die großen Dateikopien. Ein Fax in der Buchhaltung wählt noch über einen Adapter, den niemand in der Inventarliste hat.
Ein solider Zwischenstand lässt Teams für die Personen gelten, die am PC arbeiten, und hält einen schmalen SIP-Weg für die Geräte, die keinen Client haben. Die öffentliche Nummer wird bewusst auf eine Warteschlange oder eine Nebenstelle gelegt und einmal von außen getestet, vom Mobilnetz und nicht nur aus dem Haus. Telefone, die bleiben, bekommen ein VLAN und eine Priorisierung, damit ein großes Backup das Gespräch nicht zerlegt. Türsprechstelle, Fax und Alarmwahl stehen namentlich auf der Liste mit dem geplanten Ziel: bleiben an SIP, eigener Adapter oder ein anderes benanntes Gerät. Erst wenn diese Liste leer ist, wird der alte Anschluss abbestellt. Die Abbestellung hat ein Datum nach dem Test, nicht davor.
Geräte inventarisieren, dann erst die alte Anlage verkleinern
- Inventar. Hörer, Tür, Fax, Alarm, Aufzug und jede Nebenstelle aufschreiben, die keine Person mit Teams ist.
- Nummer. Die öffentliche Rufnummer einem geprüften Ziel zuordnen und von außen anrufen.
- Netz. Verbleibende Telefone in ein VLAN legen und Sprache priorisieren.
- Test. Türöffnung, Fax und Alarmwahl einmal auslösen, bevor etwas gekündigt wird.
- Kündigung. Den alten Anschluss erst abbestellen, wenn die Liste der Sondergeräte abgearbeitet ist.
Telefonie hängt am Netz und an der Erreichbarkeit im Notfallblatt. Wir tragen die aktuelle Schaltung der Hauptnummer und den Anbieter auf diese Seite ein, damit eine Vertretung weiß, wo die Nummer liegt. Änderungen an der Rufnummer passen in ein Fenster mit anschließendem Anruftest, nicht an einen Freitagnachmittag. Wer Homeoffice über Teams telefoniert, braucht dafür ein Firmengerät und ein Headset, nicht das private Handy als einzige Zentrale.
Woran Projekte in der Praxis scheitern
- Den SIP-Anschluss kündigen, solange Tür oder Alarm noch darüber wählen.
- Die Hauptnummer nur intern testen und den Anruf von außen vergessen.
- Softphones über einen Repeater betreiben und die Abbrüche der Anlage zuschreiben.
- Fax stillschweigend weiter voraussetzen, obwohl niemand den Adapter geprüft hat.
Beispiel aus dem Betriebsalltag
Ein Büro in Wien wollte die SIP-Anlage abschalten, nachdem Teams für alle Schreibtische lizenziert war. Im Keller hingen noch die Türsprechstelle und ein Faxadapter der Buchhaltung, im Lager zwei schnurlose Hörer. Wir haben diese vier Geräte auf der Liste gelassen, die Schreibtische nach Teams verschoben und die Hauptnummer auf eine Warteschlange gelegt. Ein Anruf vom Mobilnetz, ein Türruf und ein Testfax liefen, bevor der Umfang des Anschlusses verkleinert wurde. Die verbleibenden Hörer kamen in ein Sprach-VLAN. Die komplette Kündigung des SIP-Anschlusses wartet, bis die Tür einen eigenen Weg hat. Bis dahin ist die Rechnung kleiner, die Tür aber nicht stumm.
Kurze Entscheidungshilfe
- Sind Tür, Fax, Alarm und Lagerhörer namentlich erfasst?
- Wurde die öffentliche Nummer von außen angerufen?
- Liegen verbleibende Telefone in einem eigenen VLAN?
- Wird der alte Anschluss erst nach diesen Tests verkleinert oder gekündigt?
Wenn SIP-Telefonie neben Microsoft Teams bei Ihnen ansteht, klären wir den Umfang unverbindlich: Server und Cloud. VLAN im kleinen Büro Alternativ direkt Kontakt aufnehmen oder die häufigen Fragen lesen.