Der Papierkorb in Exchange und SharePoint ist kein Backup. Er liegt im selben Tenant, unterliegt denselben Administratorkonten und läuft nach einer Frist ab, die für den Alltag gedacht ist, nicht für einen verschlüsselten Datenbestand oder ein versehentlich geleertes Projekt. Eine zweite Kopie bei einem Backup-Dienst mit eigenem Kennwort ist die technische Antwort darauf, dass Verfügbarkeit der Cloud und Wiederherstellung Ihrer Daten zwei verschiedene Dinge sind.
Was Papierkorb und Aufbewahrung nicht leisten
Versionen helfen, wenn jemand ein Dokument überschreibt und der Verlauf noch da ist. Sie helfen wenig, wenn eine ganze Website gelöscht und aus dem Papierkorb entfernt wird, wenn ein Konto mit böswilligen Rechten aufräumt oder wenn Ransomware Dateien so verändert, dass der Verlauf mitgeschädigt wird. Aufbewahrungsrichtlinien können Daten außerdem planmäßig löschen. Wer nur auf sie setzt, hat eine Löschautomatik, keine Rückholung.
Microsoft betreibt die Plattform. Die Inhalte, die Ihre Mitarbeiter erzeugen, brauchen trotzdem eine Kopie, die nicht mit dem globalen Admin des Tages steht und fällt. Das ist keine Misstrauenserklärung an den Dienst, sondern die gleiche Logik wie beim Fileserver: Backup nicht auf dieselbe Platte, nicht mit demselben einzigen Kennwort. Für Postfach, OneDrive, SharePoint und Teams muss der Restore jeweils eigene Wege haben.
Zweite Kopie, eigener Zugang, echter Restore
- Lücke. Wir benennen, was Papierkorb, Versionen und Aufbewahrung heute abdecken und wo sie enden. Postfach, OneDrive, SharePoint und Teams werden getrennt betrachtet.
- Produkt. Die zweite Kopie liegt außerhalb des normalen Tenant-Administrators, mit eigenem Zugang und einem Ziel, das nicht die einzige Festplatte im Büro ist.
- Rechte. Das Backup-Konto darf sichern und wiederherstellen, es ist nicht das Tageskonto der Geschäftsführung. Eine Meldung bei Anmeldung dieses Kontos ist sinnvoll.
- Restore. Ein Postfach und eine Bibliothek werden in einen isolierten Ort zurückgespielt und von der Fachabteilung geöffnet. Der Test wird mit Datum notiert.
- Rhythmus. Neue Websites und neue gemeinsame Postfächer müssen im Auftrag landen. Ein Backup, das nur den Stand vom Einführungsmonat kennt, übersieht später angelegte Teams.
Ein Online-Archiv oder eine Aufbewahrung für ausscheidende Personen ersetzt diese Kopie nicht. Archiv und Backup beantworten verschiedene Fragen: Das Archiv hält Altdaten im Postfach greifbar, das Backup stellt einen früheren Stand wieder her, auch wenn der Tenant-Inhalt zerstört oder gelöscht wurde. Beides nebeneinander ist üblich, eines davon wegzulassen nicht.
Woran Projekte in der Praxis scheitern
- Den SharePoint-Papierkorb als Aufbewahrung für Projekte behandeln.
- Das Backup mit demselben globalen Administratorkonto betreiben, das im Ernstfall kompromittiert ist.
- Nur Postfächer sichern und SharePoint-Websites vergessen, weil „die Dateien ja in OneDrive liegen“.
- Einen erfolgreichen Job mit einem erfolgreichen Restore verwechseln.
Beispiel aus dem Betriebsalltag
Eine Immobilienverwaltung merkte am Dienstag, dass eine Projektbibliothek mit laufenden Objektunterlagen leer war. Der zweite Papierkorb war bereits geleert, weil eine Aufbewahrungsregel zu eng gesetzt war und eine aufgeräumte Person den Rest entfernt hatte. Ein Notebook hatte noch einen Teil der Ordner offline, aber nicht die aktuelle Version der Mietverträge. Nach dieser Lücke wurde ein Backup mit eigenem Administratorkonto eingerichtet und im nächsten Monat ein Postfach sowie ein Ordner probeweise zurückgeholt. Der teilweise Laptop-Bestand war ein Glücksfall, kein Verfahren.
Kurze Entscheidungshilfe
- Kann ein Postfach zurückgeholt werden, ohne das Live-Postfach zu überschreiben?
- Liegt der Backup-Zugang getrennt von den alltäglichen Globaladmins?
- Werden neue Teams und Websites vom Auftrag erfasst?
- Gibt es ein Datum des letzten Restore-Tests, das jemand vorzeigen kann?
Wenn ein unabhängiges Backup für Microsoft 365 bei Ihnen ansteht, klären wir den Umfang unverbindlich: Microsoft 365 und Cloud. VM-Backup und Anwendungsbackup Alternativ direkt Kontakt aufnehmen oder die häufigen Fragen lesen.