Ein offener Bildschirm im Besprechungsraum und ein Notebook auf dem Beifahrersitz sind dieselbe Frage in zwei Räumen: Wer kann die Sitzung oder die Daten nutzen, wenn die berechtigte Person nicht danebensteht. Die Bildschirmsperre beantwortet den ersten Fall, die Verschlüsselung den zweiten. Beides muss stehen, bevor Geräte regelmäßig nach Hause, auf die Baustelle oder in die Bahn mitgehen. Eine Sperre, die erst nach sehr langer Untätigkeit kommt, beantwortet den ersten Fall nicht.
Der unbeaufsichtigte Arbeitsplatz und das Gerät unterwegs
Sperrfristen werden aus Bequemlichkeit so lang gesetzt, dass ein Gang in die Küche oder ein Gespräch am Empfang den Arbeitsplatz offen lässt. Auf Geräten, die das Haus verlassen, liegt die Wiederherstellungsinformation der Verschlüsselung manchmal nur auf dem Gerät selbst oder im privaten Konto der Person. Geht das Notebook verloren, ist dann unklar, ob die Daten lesbar sind und wie das Firmenpostfach von dem Gerät getrennt wird. Private Sticks als „Sicherung“ des Notebooks vervielfachen dasselbe Risiko.
Legen Sie die Sperre so fest, dass sie zur Tätigkeit passt: am Empfang und im Besprechungsraum eng, an einem ruhigen Arbeitsplatz nicht so eng, dass den ganzen Tag neu angemeldet werden muss, aber eng genug, dass eine Abwesenheit den Bildschirm schließt. Verschlüsselung ist die Voraussetzung für jedes Gerät, das mitgenommen wird. Den Wiederherstellungsschlüssel legen Sie in den Firmentresor, nicht nur auf das Gerät. Bei Verlust zählt ein vorab bekannter Anrufweg: Sitzungen beenden, Firmendaten auf dem verwalteten Gerät löschen lassen, Kennwort ändern. Das ist Technik. Die Frage, ob Anzeige oder Information an Dritte nötig ist, liegt bei Ihrer Beratung.
Sperre, Schlüssel außerhalb des Geräts, ein Weg bei Verlust
- Sperre. Setzen Sie eine automatische Sperre, die eine kurze Abwesenheit nicht als weiterhin anwesende Person behandelt.
- Verschlüsselung. Verschlüsseln Sie Geräte, die das Büro verlassen, bevor Daten der Firma darauf liegen.
- Schlüssel. Hinterlegen Sie Wiederherstellungsinformationen im Firmentresor, zugänglich für eine Vertretung.
- Verlust. Beschreiben Sie den Anrufweg: Sitzungen beenden, verwaltetes Gerät aus der Ferne zurücksetzen, Kennwort ändern.
- Mitnahme. Nehmen Sie private Speicher nicht als Ersatz für eine verschlüsselte, verwaltete Ablage.
Geräte, die unterwegs im Gäste-WLAN fremder Orte hängen, brauchen dieselbe Trennung wie Gäste im eigenen Haus, nur umgekehrt: Das Notebook darf nicht zum unverschlüsselten Träger der Freigaben werden. Die Sperre und die Verschlüsselung sind die Mindestausstattung dafür. Welche Daten überhaupt auf das Gerät gehören, ist die inhaltliche Frage davor und gehört zur Sicherung der Außendienstgeräte.
Woran Projekte in der Praxis scheitern
- Die Sperre so weit hinauszögern, dass jeder Gang vom Platz den Arbeitsplatz benutzbar lässt.
- Notebooks ohne Verschlüsselung mitzugeben, weil die Person „vorsichtig ist“.
- Den Wiederherstellungsschlüssel nur auf dem betroffenen Gerät oder im privaten Konto ablegen.
- Nach einem Verlust nur vor Ort suchen und die Firmensitzungen auf dem Gerät nicht beenden.
Beispiel aus dem Betriebsalltag
Ein Notebook der Bauleitung lag regelmäßig im Auto, ohne dass die Verschlüsselung eingeschaltet war. Im Büro blieb die Sitzung offen, wenn die Person in der Werkstatt nachsah. Wir haben die Sperre so gesetzt, dass eine kurze Abwesenheit den Bildschirm schließt. Die Geräteverschlüsselung ist aktiv, und der Wiederherstellungsschlüssel liegt im Firmentresor, auffindbar für eine Vertretung. Für den Verlust gibt es nun einen Anrufweg über die Betreuung. Darüber lassen sich Sitzungen beenden und das verwaltete Gerät zurücksetzen. Ob darüber hinaus jemand informiert werden muss, bleibt eine Entscheidung der Beratung im konkreten Fall.
Kurze Entscheidungshilfe
- Schließt sich der Bildschirm, wenn jemand den Platz für eine kurze Abwesenheit verlässt?
- Sind mitgegebene Notebooks verschlüsselt?
- Liegt der Wiederherstellungsschlüssel im Firmentresor und nicht nur auf dem Gerät?
- Wissen die Personen, wen sie bei Verlust anrufen, und kann dieser Weg Sitzungen beenden?
Wenn Sperre und Verschlüsselung mitgenommener Geräte bei Ihnen ansteht, klären wir den Umfang unverbindlich: IT-Sicherheit. Gäste-WLAN vom Büro trennen Alternativ direkt Kontakt aufnehmen oder die häufigen Fragen lesen.