Geteilte Kennwörter in einer Tabelle auf dem Dateiserver oder im privaten Browserprofil der Assistenz sind kein Übergangsmodell, sondern der Normalfall, den wir in Betrieben antreffen. Ein Passwortmanager für die Firma löst das nur, wenn er der Firma gehört, Gruppen hat und beim Austritt einer Person am selben Tag entzogen werden kann. Ein Privatabo der Geschäftsführung, in dem nebenbei die Firewall liegt, ist wieder eine einzelne Person als Singlepunkt.
Warum die Tabelle auf der Freigabe scheitert
Die Tabelle wird kopiert, per Mail verschickt und nicht nachgezogen, wenn ein Kennwort sich ändert. Browser speichern Firmeneinträge in ein Profil, das beim Wechsel des Geräts mitwandert oder auf einem privaten Rechner liegt. Beim Austritt bleibt der Zugriff auf Portale bestehen, weil niemand die Liste der gemeinsamen Konten kennt. Im Störfall fehlt dann ausgerechnet das Kennwort der Firewall oder des Domainanbieters, während alte Einträge noch herumliegen.
Sinnvoll sind getrennte Tresore, etwa für Technik, Buchhaltung und allgemeine Zugänge wie das Gäste-WLAN. Jeder Eintrag hat eine zuständige Rolle. Der Tresor selbst verlangt Mehrfaktor-Anmeldung. Das Hauptkennwort und ein Wiederherstellungsweg liegen nicht nur im Kopf einer Person und nicht ausschließlich in dem System, das sie schützen. Ein Ausdruck im Firmentresor, den zwei Personen öffnen können, gehört dazu. Der Export der Daten muss der Firma möglich sein, falls der Anbieter gewechselt wird.
Tresore, Austritt und ein Notfallumschlag
- Besitz. Legen Sie den Manager auf einen Firmennamen, nicht auf ein privates Abo, und benennen Sie zwei Personen für den Notfallzugang.
- Tresore. Trennen Sie Technik, Buchhaltung und allgemeine Einträge, statt allem dieselbe Gruppe zu geben.
- Umzug. Übernehmen Sie aktive Zugänge aus Tabellen und Browsern und entfernen Sie die alte Datei, sobald der Umzug stimmt.
- Austritt. Nehmen Sie austretende Personen am selben Tag aus den Tresoren und ändern Sie Zugänge, die sie kannten.
- Probe. Lassen Sie eine Vertretung einen seltenen Zugang öffnen, etwa den Domainanbieter, ohne die erste Person anzurufen.
Der Passwortmanager ist die Ablage, die Dokumentation ist die Erklärung, wozu ein Zugang dient. Beides ohne das andere erzeugt entweder eine Geheimnisliste ohne Zusammenhang oder eine Anleitung ohne Schlüssel. Wir pflegen die technischen Zugänge im Tresor und verweisen in der Betriebsdokumentation nur auf den Ort, nicht auf das Kennwort im Klartext.
Woran Projekte in der Praxis scheitern
- Die alte Kennwortdatei auf der Freigabe liegen lassen, nachdem der Manager eingeführt ist.
- Alle Personen in jeden Tresor aufnehmen, damit niemand nachfragen muss.
- Das Hauptkennwort nur einer Person geben und keinen zweiten Zugang hinterlegen.
- Firmeneinträge im privaten Browserprofil der Geschäftsführung weiter pflegen.
Beispiel aus dem Betriebsalltag
Eine Immobilienverwaltung führte Lieferantenportale und das Bank-Login der Buchhaltung in einer Datei, die jede Vertretung kopieren konnte. Nach dem Abgang einer Assistenz war unklar, welche Portale noch ihr persönliches Mail als Wiederherstellung hatten. Wir haben die aktiven Zugänge in getrennte Firmentresore gelegt, die Datei entfernt und den Notfallzugang zu zweit hinterlegt. Der nächste Urlaub der Buchhaltung brauchte keinen Anruf mehr, um das Portal zu öffnen.
Kurze Entscheidungshilfe
- Gehört der Passwortmanager der Firma und nicht einer einzelnen Person?
- Können Sie eine austretende Person am selben Tag aus den Tresoren nehmen?
- Liegt ein Notfallweg an einem zweiten Ort, nicht nur im Kopf?
- Stehen Kennwörter noch in einer Datei auf der Freigabe oder in privaten Browserprofilen?
Wenn ein Passwortmanager für den Betrieb bei Ihnen ansteht, klären wir den Umfang unverbindlich: IT-Sicherheit. IT-Dokumentation, die hilft Alternativ direkt Kontakt aufnehmen oder die häufigen Fragen lesen.