Eine Weiterleitung nach außen kopiert die Post der Firma, ohne dass jemand auf Senden drückt. Manchmal ist sie gut gemeint, damit jemand von zu Hause im privaten Postfach mitliest. Manchmal entsteht sie nach einer übernommenen Anmeldung als versteckte Regel, die jede neue Mail an eine fremde Adresse schickt. Beides sieht im Alltag harmlos aus und ist technisch derselbe Abfluss. Unterbinden heißt, externe Weiterleitung am Server zu verbieten und vorhandene Regeln sichtbar zu machen.
Die Kopie, die niemand bewusst sendet
Die gut gemeinte Variante entsteht, weil Webmail oder ein unterstützter Weg von unterwegs fehlt oder unbekannt ist. Die schädliche Variante fällt nicht auf, solange die Mail zusätzlich im Haus ankommt und nur nebenbei kopiert wird. Gemeinsame Postfächer sind besonders unübersichtlich, weil mehrere Personen Regeln anlegen dürfen. Eine Regel mit unscheinbarem Namen reicht. Wer nur im eigenen Programm nachschaut und nicht in der Serverregel, sieht den Abfluss nicht.
Zuerst wird der Bestand erhoben: automatische Weiterleitungen, Posteingangsregeln, Transportregeln, die nach außen kopieren. Danach sperrt die Umgebung neue Weiterleitungen an externe Adressen. Für Personen, die von unterwegs arbeiten, gibt es einen gewollten Weg, etwa das Firmenpostfach im Web oder eine betreute Einwahl, nicht die private Kopie. Nach einem Verdacht werden die Regel entfernt, das Kennwort neu gesetzt und offene Sitzungen beendet. Ob Betroffene außerhalb der Firma informiert werden müssen, entscheiden Geschäftsführung und Beratung.
Regeln finden, Weiterleitung sperren, Sitzungen beenden
- Bestand. Listen Sie externe Weiterleitungen und Regeln an Postfächern und gemeinsamen Adressen.
- Sperre. Unterbinden Sie neue automatische Weiterleitung nach außen am Mailsystem, nicht nur in einer Anleitung.
- Ersatz. Geben Sie einen unterstützten Weg für die Arbeit von unterwegs, damit die private Kopie nicht die Lösung bleibt.
- Vorfall. Entfernen Sie verdächtige Regeln, erneuern Sie das Kennwort und beenden Sie Sitzungen von einem sauberen Zugang aus.
- Alarm. Lassen Sie eine neu angelegte Weiterleitung während der Geschäftszeiten bei der Betreuung sichtbar werden.
Weiterleitung ist eng mit dem Meldeweg für verdächtige Mail verbunden. Wer eine übernommene Anmeldung früh meldet, verkürzt das Fenster, in dem eine Regel unbemerkt kopiert. Die Sperre am Server hilft auch dann, wenn niemand meldet. Sie nimmt den stillen Abfluss aus dem Standard und zwingt Ausnahmen dazu, benannt zu werden.
Woran Projekte in der Praxis scheitern
- Private Weiterleitungen als harmlos behandeln, weil die Person sie selbst angelegt hat.
- Nur am einzelnen Programm prüfen und die Regel auf dem Server übersehen.
- Nach dem Entfernen einer Regel das Kennwort unverändert lassen und die Sitzungen offen halten.
- Allen gemeinsamen Postfächern erlauben, Regeln anzulegen, ohne dass jemand den Bestand ansieht.
Beispiel aus dem Betriebsalltag
In einem Handelsbüro lagen Rechnungen in einem gemeinsamen Postfach. Eine Regel kopierte jede Nachricht an eine externe Adresse, die nicht zur Firma gehörte, während die Originale normal ankamen. Niemand vermisste Mail. Wir haben die Regel entfernt, externe Weiterleitung am Mailsystem unterbunden, das Kennwort erneuert und die offenen Sitzungen beendet. Für die Arbeit von zu Hause blieb das Firmenpostfach im Web. Ob Geschäftspartner informiert werden, lag bei der Geschäftsführung und der Beratung, nicht bei der Regel selbst.
Kurze Entscheidungshilfe
- Können Postfächer noch automatisch nach außen weiterleiten?
- Kennen Sie den Bestand der Regeln an gemeinsamen Adressen?
- Gibt es einen unterstützten Weg von unterwegs, der keine private Kopie braucht?
- Fällt eine neu angelegte Weiterleitung der Betreuung an einem Werktag auf?
Wenn das Unterbinden externer Mail-Weiterleitung bei Ihnen ansteht, klären wir den Umfang unverbindlich: IT-Sicherheit. Phishing-Übung ohne Theater Alternativ direkt Kontakt aufnehmen oder die häufigen Fragen lesen.