Die meisten unerwünschten Zugriffe in kleinen Betrieben brauchen keinen spektakulären Angriff. Es reicht ein Kennwort, das in einem Teams-Chat steht, in einer Mail weitergeleitet wurde oder auf einem Zettel am Monitor klebt. Die Suchfunktion findet es später schneller als jede Sicherheitssoftware.

Wie Zugänge im Alltag nebenbei öffentlich werden

Gemeinsame Konten verschärfen das: Wenn fünf Personen dasselbe Kennwort für den Webshop oder die Firewall kennen, kann es niemand wechseln, ohne die anderen zu blockieren. Also wird es nicht gewechselt. Ehemalige kennen es noch.

Ein Passwortmanager der Firma löst das, wenn er wirklich benutzt wird. Ein privater Tresor mit Firmendaten vermischt Besitz und Austritt. Der Firmentresor hat eine Vertretung für den Notfall und enthält keine persönlichen Konten der Geschäftsführung, die nichts mit dem Betrieb zu tun haben.

Ein Tresor, getrennte Admin-Konten, keine Zettel

  1. Sammeln. Gemeinsame Zugänge aus Köpfen und Chats in den Tresor holen.
  2. Trennen. Admin-Konten nicht als tägliche Mail nutzen.
  3. Teilen. Einträge an Rollen freigeben, nicht an den ganzen Mandanten.
  4. Wechseln. Kennwörter ändern, die schon in einem Chat standen.
  5. Austritt. Zugriff auf den Tresor am letzten Tag entziehen.

Wir richten den Tresor technisch ein und legen die Admin-Zugänge an, die wir für die Betreuung brauchen. Die fachlichen Konten zu Banken und Behörden bleiben bei den Personen, die sie verantworten – nicht in unserem Postfach.

Woran Projekte in der Praxis scheitern

  • Kennwörter in Tickets oder in der Aufgabenbeschreibung schreiben.
  • Eine Excel-Datei „Passwörter“ auf dem Desktop der Geschäftsführung.
  • Denselben Tresor-Hauptschlüssel nur einer Person geben.
  • Alte Chatverläufe mit Kennwörtern nicht als kompromittiert behandeln.

Beispiel aus dem Betriebsalltag

Der Zugang zu einem Domain-Portal stand in einem zwei Jahre alten Chat. Eine neue Mitarbeiterin fand ihn über die Suche, weil sie den Anbieternamen eingab. Nichts wurde böswillig genutzt. Der Zugang wurde trotzdem gewechselt und in den Tresor gelegt. Die Suche im Chat ist seither ein Argument, das jeder im Haus versteht.

Kurze Entscheidungshilfe

  • Gibt es einen Firmentresor mit Vertretung?
  • Stehen Firewall- oder Mail-Admin-Kennwörter in einem Chat?
  • Können ausgeschiedene Personen den Tresor noch öffnen?
  • Sind gemeinsame Konten die Ausnahme mit Begründung?

Wenn der Umgang mit Kennwörtern bei Ihnen ansteht, klären wir den Umfang unverbindlich: IT-Sicherheit. Schatten-IT steuern Alternativ direkt Kontakt aufnehmen oder die häufigen Fragen lesen.