Excel ist in vielen Betrieben das schnellste Werkzeug für eine Liste, eine Kalkulation oder einen einmaligen Export. Es wird zum Problem, wenn dieselbe Mappe die Auftragsliste, die Lagerstände oder die Übergabe an die Buchhaltung ist und mehrere Personen sie täglich ändern. Dann entscheiden Dateiname und Speicherort darüber, welche Zahlen gelten. Eine Schnittstelle oder eine kleine Anwendung übernimmt genau diesen kritischen Vorgang. Die übrigen Tabellen dürfen bleiben.
Die Datei mit dem Namen final_v7
Die Mappe liegt auf einer Freigabe, manchmal zusätzlich in einem Mailpostfach und auf einem Notebook. Zwei Personen speichern am Nachmittag, eine Version gewinnt, die andere Arbeit ist weg. Formeln sind über Jahre gewachsen, nur eine Person traut sich, eine Spalte einzufügen. Ein Makro läuft nur auf einem bestimmten Rechner mit einem alten Add-in. Die Geschäftsführung hält die Datei für „die Software“, bis diese Person im Urlaub ist. Sicherungskopien gibt es als weitere Dateien mit Datum im Namen, nicht als nachvollziehbaren Stand.
Nicht jede Mappe muss einer Anwendung weichen. Listen, die eine Person pflegt und die niemand weiterverarbeitet, können in Excel bleiben. Kritisch wird es, wenn Zahlen in die Warenwirtschaft, die Rechnung oder die Lohnunterlagen weitergehen, oder wenn mehrere Personen gleichzeitig buchen. Dann lohnt eine klare Quelle: ein Formular oder eine Schnittstelle, die in das vorhandene System schreibt, mit einem Konto je Person und einem Protokoll der Änderung. Excel kann danach der Auswertungsort sein, der lesend exportiert, nicht mehr der Ort, an dem der Bestand entsteht.
Den einen Vorgang herauslösen, Excel für den Rest behalten
- Landkarte. Aufschreiben, welche Mappe welche Entscheidung trifft und wer sie speichert.
- Kritisch. Den einen Vorgang markieren, der nicht mehr in einer Datei liegen darf.
- Quelle. Festlegen, welches System künftig führt, und Excel nur noch als Export nutzen.
- Übergang. Eine Zeit lang Summen vergleichen, bevor die alte Mappe nur noch Archiv ist.
- Rechte. Den Schreibzugriff auf benannte Personen legen, nicht auf den ganzen Ordner.
Eine Schnittstelle ist erfolgreich, wenn der Fachbereich den Vorgang wiedererkennt. Wir bauen den Weg entlang der bestehenden Spalten, die wirklich genutzt werden, und lassen historisch gewachsene Hilfsspalten weg, nachdem die Fachabteilung sie für entbehrlich erklärt hat. Der Parallelvergleich über ein paar Abschlüsse zeigt Abweichungen, solange die alte Mappe noch zum Gegenlesen da ist. Danach wird sie archiviert, nicht weiter gepflegt.
Woran Projekte in der Praxis scheitern
- Alle Excel-Dateien im Haus verbieten und damit brauchbare Hilfslisten treffen.
- Die Mappe nachbauen, inklusive jeder historischen Spalte, deren Zweck niemand kennt.
- Weiterhin per Mail eine „aktuelle“ Kopie verschicken, während die neue Quelle schon läuft.
- Den einzigen Menschen, der die Formeln kennt, nicht in die Aufnahme einbeziehen.
Beispiel aus dem Betriebsalltag
Ein Installationsbetrieb führte die offenen Aufträge in einer Mappe, die Innendienst und Monteur am Abend abwechselnd speicherten. Mindestens einmal pro Woche fehlten Einträge. Wir haben den Vorgang „Auftrag anlegen und Status setzen“ in eine kleine Oberfläche über der vorhandenen Datenbank gelegt, mit eigenem Login je Person. Excel bekommt seither einen morgendlichen Export für die Übersicht, schreibt aber nicht mehr zurück. Zwei Wochen lang verglich die Assistenz die Summen mit der alten Mappe. Danach lag die Mappe nur noch im Archivordner, und die Mail mit der „finalen Version“ blieb aus.
Kurze Entscheidungshilfe
- Gibt es genau eine Stelle, an der der kritische Vorgang gespeichert wird?
- Können zwei Personen arbeiten, ohne einander die Datei zu überschreiben?
- Ist beschrieben, welche Tabellen bewusst in Excel bleiben?
- Wurde über mindestens einen Abschluss hinweg mit der alten Mappe verglichen?
Wenn die Ablöse einer geschäftskritischen Excel-Mappe bei Ihnen ansteht, klären wir den Umfang unverbindlich: Programmierung. Access ablösen oder pflegen Alternativ direkt Kontakt aufnehmen oder die häufigen Fragen lesen.