Externe Buchhaltung und Steuerberatung brauchen regelmäßig Exporte, Belege oder Zugriff auf ein Buchhaltungsprogramm. Dafür genügt ein enger Weg: eine Freigabe nur für diese Unterlagen oder ein Zugriff nur auf das eine Programm, mit benanntem Konto und zweitem Faktor. Ein dauerhaftes VPN, das die gesamte Firma öffnet, ist dafür zu weit. Alte Konten von früheren Kanzleimitarbeitern bleiben sonst jahrelang gültig, obwohl längst eine andere Person die Belege holt.
Das VPN-Konto, das vom vorigen Kanzleimitarbeiter übrig ist
In vielen Betrieben wurde irgendwann ein VPN-Benutzer „Steuerberater“ angelegt, das Kennwort steht in einer Mail, und mehrere Personen in der Kanzlei teilen es. Der Tunnel endet im Büro-Netz, nicht an einem einzelnen Server. Neben der Buchhaltung sind Freigaben der Personalabteilung und die Verwaltungsseite der Firewall erreichbar, auch wenn das niemand beabsichtigt hat. Wechselt in der Kanzlei die zuständige Person, erfährt das Netz davon nicht. Parallel liegen Exporte zusätzlich in einem Mailverlauf, der mit privaten Postfächern gemischt ist. Niemand kann sagen, welches Konto noch nötig wäre.
Der passende Weg folgt der tatsächlichen Arbeit. Wenn die Kanzlei nur Dateien braucht, reicht eine Freigabe oder ein Upload, den nur diese Konten beschreiben, ohne VPN ins Haus. Wenn sie in einem Programm am Server buchen muss, bekommt sie genau dieses Programm, über einen Remotezugang auf diesen einen Arbeitsplatz oder Server, mit eigenem Benutzer und zweitem Faktor. Das Konto ist einer Person zugeordnet, nicht der ganzen Kanzlei. Ein Ende ist mitgedacht: Mandatswechsel, Austritt in der Kanzlei, Jahreswechsel. Die Freigabe enthält die Exporte, nicht die komplette Projektablage. Intern sieht eine Person im Betrieb, dass der Zugang noch stimmt.
Ein Ziel, eine benannte Person, ein Weg ohne das ganze Netz
- Bedarf. Klären, ob Dateien genügen oder ein Programm am Server bedient werden muss.
- Ziel. Nur diese Freigabe oder nur dieses Programm freigeben.
- Konto. Benannte Person, eigenes Kennwort, zweiter Faktor, kein gemeinsamer Zugang.
- Ende. Einen Anlass festlegen, an dem der Zugang geprüft oder beendet wird.
- Sicht. Eine Person im Betrieb benennen, die die Kontenliste einmal im Jahr gegen die Kanzlei hält.
Der technische Zugang ersetzt keine fachliche Übergabe der Unterlagen. Wir sorgen dafür, dass der Weg eng ist und im Passwortmanager liegt, nicht in einer weitergeleiteten Mail. Auf dem Notfallblatt steht, welche externe Stelle einen Zugang hat, ohne das Kennwort abzudrucken. Wenn die Betreuung wechselt, gehört dieses Konto in die Übergabe, sonst bleibt es der unsichtbare Benutzer, den niemand deaktiviert.
Woran Projekte in der Praxis scheitern
- Ein gemeinsames VPN-Kennwort für die ganze Kanzlei per Mail verschicken.
- Den Tunnel ins gesamte Büro-Netz enden lassen, weil das schneller eingerichtet ist.
- Konten früherer Kanzleimitarbeiter aktiv lassen.
- Exporte in ein privates Postfach legen und die Freigabe daneben vergessen.
Beispiel aus dem Betriebsalltag
Ein Handelsbetrieb in Wien hatte ein VPN-Konto „stb“, genutzt von wechselnden Personen der Steuerberatung, mit Sicht auf mehrere Freigaben. Wir haben den Bedarf abgefragt: Es genügte der monatliche Export und ein Ordner für Eingangsrechnungen. Das VPN wurde für diesen Zweck entfernt, eine Freigabe nur für zwei benannte Personen der Kanzlei eingerichtet, jeweils mit zweitem Faktor. Ein altes Konto, das zu einer ausgeschiedenen Sachbearbeiterin gehörte, war noch aktiv und wurde gesperrt. Die interne Buchhaltung räumt den Ordner nach der Abholung leer. Einmal im Jahr gleicht die Geschäftsführung die Namen mit der Kanzlei ab.
Kurze Entscheidungshilfe
- Ist jedes externe Konto einer Person zugeordnet und nicht einer ganzen Kanzlei?
- Erreicht der Zugang nur die Freigabe oder das Programm, das gebraucht wird?
- Gibt es einen zweiten Faktor?
- Wurde die Liste im letzten Jahr gegen die aktuellen Namen gehalten?
Wenn den technischen Zugriff Ihrer externen Buchhaltung bei Ihnen ansteht, klären wir den Umfang unverbindlich: Security. IT-Notfallblatt Alternativ direkt Kontakt aufnehmen oder die häufigen Fragen lesen.