Teams neben der bestehenden Telefonanlage ist für viele Betriebe der vernünftigere Zwischenschritt als ein harter Schnitt an einem Freitag. Besprechungen und Chat laufen schon über Teams, die Durchwahl am Empfang, das Fax und die Türsprechstelle hängen aber an der Anlage oder an eigenen Amtsleitungen. Wer beides vermischt, ohne die Sondergeräte zu kennen, legt die Erreichbarkeit lahm, obwohl die Besprechung noch startet.

Was beim Parallelbetrieb schiefgeht

Eine Nebenstellenanlage trägt oft mehr als die Schreibtische: Aufzugnotruf, Alarmanlage, Kartenterminal, Fax für Bestellungen, schnurlose Hörer im Lager. Diese Endgeräte sprechen selten sauber mit einer reinen Teams-Telefonie. Sie brauchen eine eigene Leitung oder ein Gateway, und dieses Gateway muss vor einer Portierung benannt sein. Sonst ist die Nummer umgezogen und das Gerät stumm.

Dazu kommt der Zeitbedarf der Rufnummernübernahme. Der abgebende Anbieter bestätigt Portierungen nicht im Minutentakt, und eine Hauptnummer am Monatsanfang zu verlegen, kollidiert mit Mahnläufen und Bestellungen. Intern kann Teams schon Gespräche führen, während die Amtsnummer noch auf der Anlage liegt. Dieser Zustand ist erlaubt und oft sinnvoll, er muss nur dokumentiert sein, damit der Empfang weiß, welches Gerät klingelt.

Nummern, Sondergeräte und Notruf technisch trennen

  1. Bestand. Nebenstellen, Fax, Alarm, Aufzug, Tür, Terminals und Schnurlosgeräte werden mit Amt und Leitung erfasst. Alles, was keine Teams-App ist, steht auf dem Blatt.
  2. Parallel. Chat, Besprechungen und interne Anrufe laufen zuerst, ohne die Amtsnummer zu bewegen. Die Anlage bleibt in dieser Phase der äußere Weg.
  3. Nummern. Eine unkritische Durchwahl wird portiert, mit Datum vom abgebenden Anbieter und einem Test von außen. Die Hauptnummer folgt erst nach diesem Beweis.
  4. Sonderdienste. Geräte, die nicht mitziehen, behalten Leitung oder Gateway. Deren Vertrag wird nicht „aus Versehen“ mit der Anlage gekündigt.
  5. Abnahme. Warteschlange, Ansage, Besetzt und ein Anruf von einem Mobilnetz werden von der Fachabteilung geprüft, nicht nur von der Technik im selben Büro.

Notrufrouting und die Standortinformation der Nebenstelle müssen mit dem Anschlussanbieter technisch funktionieren, bevor eine Nummer Teams verlässt. Ob darüber hinaus besondere Pflichten für Ihren Betrieb gelten, klärt Ihre Rechtsberatung. Wir prüfen die technische Route, die erreichbaren Geräte und den Rückfall auf die bisherige Anlage.

Woran Projekte in der Praxis scheitern

  • Die Hauptnummer am Freitag portieren und die Anlage am selben Tag abschalten.
  • Fax, Alarm und Kartenterminal als „Telefonie“ mit den Schreibtischen in einen Topf werfen.
  • Ressourcenkonten für Warteschlangen ohne die nötige Lizenz anlegen und sich über stumme Anrufe wundern.
  • Anruferinformationen und Öffnungszeiten nur in der alten Anlage pflegen und in Teams leer lassen.

Beispiel aus dem Betriebsalltag

Ein Stadthotel in Wien wollte die Büroarbeitsplätze auf Teams-Telefonie legen, die Zimmer und die Rezeption aber an der Anlage lassen. Im ersten Entwurf wäre die Faxnummer der Reservierung mitgewandert, obwohl das Reservierungssystem Faxbestellungen von Reisebüros noch annahm. Wir haben Bürodurchwahlen und eine Warteschlange für den Vertrieb getrennt portiert, Fax und Rezeption auf der Amtsleitung belassen und die Anlage erst Monate später verkleinert. In der Übergangszeit stand am Empfang, welches Gespräch auf welchem Apparat ankommt.

Kurze Entscheidungshilfe

  • Ist jedes Gerät benannt, das heute über die Anlage spricht und keine Person ist?
  • Bleibt ein Rückweg, solange die Portierung nicht bestätigt ist?
  • Weiß der Empfang, welches Gerät während der Übergangszeit klingelt?
  • Wurde ein externer Testanruf inklusive Mobilnetz protokolliert?

Wenn Telefonie zwischen Teams und Nebenstellenanlage bei Ihnen ansteht, klären wir den Umfang unverbindlich: Microsoft 365 und Cloud. Microsoft 365 im Unternehmen Alternativ direkt Kontakt aufnehmen oder die häufigen Fragen lesen.