Big Bang klingt nach einem klaren Schnitt: Freitag das alte System, Montag das neue, alle gleichzeitig. In einem KMU trifft dieser Schnitt auf Buchhaltung, Lager und Telefonie, die denselben Vormittag brauchen. Ein Fehler in den Stammdaten oder im Druck legt dann den ganzen Betrieb lahm, und der Rückweg ist abgebaut. Ein Rollout mit Pilot, kurzem Parallelbetrieb und benanntem Rückfall lässt die Mehrheit so lange auf dem bekannten Weg, bis die erste Gruppe den neuen Alltag geprüft hat.
Der Montag, an dem niemand mehr den alten Weg hat
Oft drängt der Hersteller auf ein Wochenende und eine Liste von hundert Aufgaben, die „vorher schnell“ erledigt werden. Die Datenübernahme wird einmal geprobt oder gar nicht. Am Montag fehlen Artikel, Preise oder die Verbindung zum Drucker. Weil alle umgestellt sind, gibt es keinen Vergleichsplatz mehr. Die Projektleitung sucht den Fehler unter dem Druck der offenen Aufträge. Schulung am Freitag davor ist bereits vergessen, und die einzige Person, die den Ablauf kennt, ist im Lager und nicht im Projektmeeting.
Ein tragfähiger Rollout wählt eine überschaubare Pilotgruppe, die den echten Vorgang abbildet: ein, zwei Leute aus der Buchhaltung, jemand aus dem Lager, eine Vertretung. Die Übernahme der Daten wird mindestens einmal geprobt und das Ergebnis von der Fachabteilung angesehen, nicht nur von der Technik. Für eine vereinbarte Zeit bleibt der alte Weg lesbar oder nutzbar. Der Rückfall ist eine Entscheidung mit Uhrzeit, nicht ein Gefühl am Nachmittag. Erst danach kommen die nächsten Gruppen, mit derselben Prüfliste.
Eine Gruppe zuerst, die anderen mit Plan
- Pilot. Eine Gruppe wählen, die den Kernvorgang wirklich täglich macht.
- Probe. Daten übernehmen und von der Fachabteilung gegen die alte Welt prüfen lassen.
- Fenster. Umschalten, wenn diese Gruppe erreichbar ist und nicht im Abschluss steckt.
- Rückfall. Vorher festlegen, bis wann das alte System der Weg bleibt.
- Welle. Die nächsten Gruppen erst nach der Abnahme der ersten umstellen.
Kommunikation ist Teil des Rollouts. Die Belegschaft muss wissen, wer im Pilot ist, wohin Fragen gehen und dass der alte Weg bis zum genannten Zeitpunkt noch gilt. Wir trennen diese Betriebsumstellung von nebenbei gewünschten Sonderanpassungen. Neue Felder und Sonderdrucke kommen nach der Abnahme, sonst lässt sich nicht sagen, ob ein Fehler aus den Daten oder aus einem Wunsch von letzter Woche stammt.
Woran Projekte in der Praxis scheitern
- Alle Benutzer am selben Morgen umstellen und das alte System sofort abschalten.
- Die Datenübernahme nur technisch für „durchgelaufen“ erklären, ohne fachliche Stichprobe.
- Schulung, Datenumzug und Druckerumstellung auf denselben Freitagnachmittag legen.
- Im Pilot schon Sonderwünsche einbauen, die niemand im Lastenheft hatte.
Beispiel aus dem Betriebsalltag
Ein Großhändler wollte die Warenwirtschaft an einem Wochenende für alle dreißig Arbeitsplätze wechseln. Wir haben stattdessen fünf Personen aus Lager und Innendienst für zwei Wochen als Pilot genommen, die Artikeldaten an einem Dienstag in einer Probe übernommen und Abweichungen bei den Staffelpreisen vor dem echten Start korrigiert. Der alte Client blieb lesend verfügbar. Nach der zweiten Woche, in der die Pilotgruppe jeden Vormittag eine kurze Rückmeldung gab, folgten die restlichen Plätze in zwei Wellen. Ein Fehler im Etikettendruck betraf nur die Pilotdrucker und nicht die gesamte Rampe.
Kurze Entscheidungshilfe
- Gibt es eine benannte Pilotgruppe mit echten Vorgängen?
- Wurde die Datenübernahme einmal fachlich geprüft?
- Ist der Rückfall mit einer Uhrzeit beschrieben?
- Wissen die anderen, dass sie noch nicht umgestellt sind und wohin Fragen gehen?
Wenn ein Rollout ohne Stichtag für alle bei Ihnen ansteht, klären wir den Umfang unverbindlich: Projektmanagement. IT-Beratung vor dem Kauf Alternativ direkt Kontakt aufnehmen oder die häufigen Fragen lesen.