Archivierung beginnt in vielen Betrieben mit PST-Dateien auf einer Freigabe oder auf dem Notebook der Person, die „das immer so gemacht hat“. Diese Dateien sind nicht gemeinsam durchsuchbar, sie beschädigen sich, wenn sie offen gesichert werden, und sie verschwinden mit dem Gerät. Ein Onlinearchiv am Postfach holt alte Nachrichten aus dem Tagespostfach, bleibt in Outlook sichtbar und hängt nicht an einem einzelnen Rechner.

Warum PST-Dateien auf dem Server trügen

Der Preis der PST-Gewohnheit zeigt sich bei einem Wechsel des Arbeitsplatzes oder bei einer Suche nach einem Vertrag von vor drei Jahren. Die Datei liegt im Profil, das nicht mitgewandert ist, oder sie lässt sich nicht mehr öffnen. Mehrere Personen haben eigene Exporte desselben Postfachs gezogen, und niemand weiß, welcher Stand vollständig ist. Das Tagespostfach ist derweil voll, und das Senden scheitert an der Kontingentgrenze.

Das Onlinearchiv ist eine Funktion des Postfachs im selben Tenant. Es braucht den Lizenzplan, der Archivierung vorsieht, etwa ein entsprechendes Exchange-Online-Paket oder eine Archiv-Erweiterung. Ob Ihr konkretes Abo das enthält, lesen wir an der Lizenz, nicht an einem Blogbeitrag von vor Jahren. Große Archive können zusätzlich erweitert werden, wenn der Plan das hergibt. Was das Archiv nicht ist: eine zweite Kopie bei einem anderen Anbieter. Löscht jemand das Postfach und die Aufbewahrung greift nicht, ist das Archiv mitbetroffen.

Archivpostfach, Richtlinie und Suche

  1. PST. Alle bekannten PST-Orte werden gesucht: Profile, Freigaben, USB-Laufwerke, die jemand erwähnt. Jede Datei bekommt einen Besitzer und eine Entscheidung.
  2. Lizenz. Am Postfach wird geprüft, ob der Plan ein Onlinearchiv erlaubt. Fehlt die Funktion, wird das Abo angepasst, bevor Importe starten.
  3. Richtlinie. Nachrichten ab einem vereinbarten Alter wandern ins Archiv, statt dass jede Person selbst exportiert. Bestehende Löschrichtlinien werden davor gelesen.
  4. Suche. Eine konkrete Altmail wird im Archiv gefunden, von einer zweiten Person. Damit ist bewiesen, dass der Import nicht nur „durchgelaufen“ ist.
  5. Abgrenzung. Das Archiv bleibt im Tenant. Ein unabhängiges Backup wird daneben benannt, damit niemand das Archiv für die Rückholung nach einem Löschvorfall hält.

Eine Aufbewahrungsregel, die Nachrichten nach einer Frist unwiderruflich entfernt, ist das Gegenteil eines Archives, wenn sie unbemerkt mitläuft. Vor dem Einschalten des Archivs prüfen wir vorhandene Aufbewahrungs- und Löschrichtlinien. Sonst wandern Nachrichten ins Archiv und werden von einer anderen Regel gelöscht, während die Geschäftsführung von „wir heben alles auf“ ausgeht.

Woran Projekte in der Praxis scheitern

  • PST-Dateien auf einer Netzfreigabe offen lassen und sie für gesichert halten.
  • Jedem Benutzer den eigenen Export erlauben und die Ergebnisse nie zusammenführen.
  • Ein Archiv aktivieren, ohne die Lizenz zu prüfen, und sich auf eine Fehlermeldung beim Benutzer verlassen.
  • Aufbewahrung so setzen, dass sie den gerade geschaffenen Altbestand nach kurzer Zeit löscht.

Beispiel aus dem Betriebsalltag

Ein Ingenieurbüro suchte den Schriftverkehr zu einem Gewerk, dessen Ansprechpartner gewechselt hatte. Die zuständige Projektleiterin hatte über Jahre in eine PST auf dem Fileserver exportiert. Die Datei ließ sich öffnen, der relevante Jahrgang war in einer zweiten PST auf einem ersetzten Notebook. Wir haben die noch lesbaren Dateien einmalig in das Onlinearchiv des Projektpostfachs importiert, danach das Archiv als einzigen Altbestand festgelegt und die Freigabe für weitere PST-Ablagen geschlossen. Die Suche lief danach über Outlook, nicht über die Erinnerung, welches Gerät das Jahr gespeichert hatte.

Kurze Entscheidungshilfe

  • Können zwei Personen dieselbe Altmail im Onlinearchiv finden?
  • Ist bekannt, welche PST-Dateien noch existieren und wer sie abschalten darf?
  • Erlaubt die Lizenz das Archiv auf genau diesen Postfächern?
  • Ist daneben ein Backup benannt, das nicht das Archiv selbst ist?

Wenn Postfacharchivierung ohne PST-Ablage bei Ihnen ansteht, klären wir den Umfang unverbindlich: Microsoft 365 und Cloud. Microsoft-365-Backup Alternativ direkt Kontakt aufnehmen oder die häufigen Fragen lesen.