Phishing-Mails sehen heute aus wie Lieferanten, Paketdienste oder die eigene Geschäftsführung. Eine jährliche Übung, die Kolleginnen öffentlich bloßstellt, erzeugt vor allem Schweigen. Besser ist ein kurzer Weg, über den eine verdächtige Mail gemeldet wird, und ein ebenso kurzer Weg für den Fall, dass doch jemand Zugangsdaten eingegeben hat. Beides muss während der Bürozeiten funktionieren.

Wenn Angst die Meldung verhindert

Viele Betriebe haben weder das eine noch das andere. Die Mail wird weitergeleitet, gelöscht oder – schlimmer – der Anhang wird „nur kurz“ geöffnet. Wer sich ertappt fühlt, wartet ab. Genau diese Stunde zählt, weil ein eingegebenes Kennwort sofort geändert und die Sitzungen beendet werden müssen. Eine Schulung mit zwanzig Folien am Freitagnachmittag ändert dieses Verhalten nicht.

Technisch helfen eindeutige Absenderprüfung, ein zweiter Faktor und das Fehlen lokaler Adminrechte. Menschlich hilft ein Satz, der im Haus gilt: Melden ist richtig, auch wenn es falscher Alarm war. Die IT schaut die Kopfzeilen an und sagt in zwei Sätzen, ob die Mail echt war. Wer Daten eingegeben hat, ruft an, das Kennwort wird gewechselt, offene Sitzungen werden abgemeldet. Eine Suche nach Schuldigen steht nicht in diesem Ablauf.

Ein Weg für Verdacht, ein Weg für den echten Klick

  1. Meldeweg. Eine Adresse oder Telefonnummer, die jede Person ohne Ticket-Roman nutzen kann.
  2. Faktor. Zweiter Faktor auf Mail und Admin, damit ein erratenes Kennwort nicht reicht.
  3. Klick. Wer eingegeben hat, meldet es sofort; Konto sperren, Kennwort neu, Sitzungen beenden.
  4. Beispiel. Einmal im Quartal eine echte abgewehrte Mail zeigen, ohne Namen.
  5. Technik. SPF, DKIM und DMARC für die eigene Domain, damit andere nicht leicht als Sie versenden.

Wir richten den zweiten Faktor, die Absenderprüfung und den Blick auf die Kopfzeilen ein. Formulierungen gegenüber Kunden, die auf eine falsche Rechnung hereingefallen sind, bleiben bei Ihnen und Ihrer Rechtsberatung.

Woran Projekte in der Praxis scheitern

  • Die Person, die gemeldet hat, in der Runde vorführen.
  • Übungsmails verschicken, ohne vorher zu sagen, dass Melden der gewünschte Schritt ist.
  • Kennwörter nach einem verdächtigen Login nicht wechseln, weil „vielleicht nichts passiert ist“.
  • Den zweiten Faktor nur für die Geschäftsführung einschalten und die Funktionspostfächer auslassen.

Beispiel aus dem Betriebsalltag

Eine Buchhaltung bekam eine Mail, die wie der Steuerberater aussah und eine geänderte Bankverbindung enthielt. Die Mitarbeiterin rief an, statt zu überweisen. Die Mail kam von einer fremden Domain, die nur im Anzeigenamen den Kanzleinamen trug. Weil der Anruf der normale Weg war, gab es keine Überweisung und keine peinliche Nachbesprechung. Danach wurde der zweite Faktor für das Funktionspostfach nachgezogen, das bisher ohne ihn lief.

Kurze Entscheidungshilfe

  • Kann jede Person eine verdächtige Mail in einem Satz melden?
  • Ist klar, was nach einer Eingabe von Zugangsdaten passiert?
  • Haben Mail-Admins und Funktionspostfächer einen zweiten Faktor?
  • Ist die eigene Domain so gesetzt, dass Fremde sie nicht beliebig fälschen können?

Wenn der Umgang mit verdächtigen Mails bei Ihnen ansteht, klären wir den Umfang unverbindlich: IT-Sicherheit. Kennwörter nicht im Chat Alternativ direkt Kontakt aufnehmen oder die häufigen Fragen lesen.