Ein gemeinsames Postfach ist kein Benutzer, dessen Kennwort die halbe Firma kennt. Es ist ein Postfach, in das benannte Personen mit ihrem eigenen Konto sehen, und von dem sie mit ihrer eigenen Anmeldung senden. Damit bleiben Mehrfaktor, Austritt und das Protokoll bedienbar. Das Kennwort am Zettel neben dem Empfang fällt weg, und trotzdem kann die Vertretung die Eingangsmail lesen.

Warum das Bürokonto mit einem Passwort scheitert

Der alte Weg scheitert an genau den Schutzmechanismen, die man danach einführen will. Ein Konto office@ mit bekanntem Kennwort kann keinen persönlichen zweiten Faktor haben, weil zu viele Personen es nutzen müssten. Wird die Person gesperrt, die das Kennwort zuletzt geändert hat, steht der Empfang. Wird sie nicht gesperrt, liest eine ausgeschiedene Person weiter mit, solange das Kennwort gilt.

Dazu kommen Verwechslungen mit Verteilern und Microsoft-365-Gruppen. Ein Verteiler hat kein eigenes Postfach und keine Historie, er leitet nur weiter. Eine Microsoft-365-Gruppe legt oft eine Website und ein Team mit an, was für eine einfache Rechnungsadresse zu viel ist. Ein freigegebener Kalender wiederum kann ein Raumpostfach oder nur ein Kalender in einem gemeinsamen Postfach sein. Der Zweck entscheidet den Typ, nicht die Gewohnheit, alles „Gruppe“ zu nennen.

Rechte, Senden, Gesendete Elemente und Kalender

  1. Zweck. Für jede Adresse wird festgelegt, ob Historie, Kalender oder nur Weiterleitung nötig ist. Daraus folgen gemeinsames Postfach, Verteiler oder Gruppe.
  2. Umwandlung. Bestehende Benutzerkonten mit geteiltem Kennwort werden in gemeinsame Postfächer überführt. Die direkte Anmeldung wird blockiert.
  3. Senden. Vollzugriff und „Senden als“ werden getrennt vergeben. Nicht jede Person, die lesen darf, tritt nach außen unter dieser Adresse auf.
  4. Gesendet. Ausgehende Mails werden ins gemeinsame Postfach kopiert, damit die nächste Schicht den Verlauf sieht. Die Einstellung wird an einer Testmail geprüft.
  5. Zugriff. Die automatische Einblendung in Outlook wird nur genutzt, wo sie nicht dutzende Postfächer in jedes Profil lädt. Gelegentliche Nutzer bekommen das Postfach gezielt.

Lizenzen hängen am konkreten Fall. Solange niemand sich direkt am gemeinsamen Postfach anmeldet, es innerhalb der vorgesehenen Größe bleibt und kein Archiv erzwungen wird, braucht es häufig kein eigenes Abo; die zugreifenden Personen tragen ihre Lizenzen. Sobald Archiv, Aufbewahrung oder eine direkte Anmeldung nötig werden, prüfen wir den Plan im Tenant, statt eine Pauschalregel aus einem alten Merkblatt zu wiederholen.

Woran Projekte in der Praxis scheitern

  • Ein Kennwort für info@ an alle mailen und es zusätzlich an die Pinnwand hängen.
  • Einen Verteiler verwenden und später feststellen, dass niemand die eingegangene Korrespondenz nachlesen kann.
  • Für eine einfache Rechnungsadresse ein Team inklusive Website erzeugen, das niemand betreut.
  • Gesendete Elemente nur im persönlichen Postfach lassen und sich auf die Erinnerung der Schicht verlassen.

Beispiel aus dem Betriebsalltag

In einer Kanzlei hing am Empfang ein Kennwort für office@, das auch zwei ehemalige Berufsanwärter noch kannten. Mehrfaktor ließ sich daran nicht persönlich festmachen. Wir haben das Konto in ein gemeinsames Postfach überführt, die Anmeldung gesperrt, drei aktuellen Assistenzkräften Vollzugriff und Senden-als gegeben und die Gesendet-Kopie aktiviert. Der Schichtplan blieb ein Kalender in demselben Postfach, nicht ein zweites Team. Als eine Person das Büro verließ, reichte es, ihre Mitgliedschaft zu entfernen; das Kennwort am Empfang gab es nicht mehr.

Kurze Entscheidungshilfe

  • Ist die direkte Anmeldung an gemeinsamen Postfächern blockiert?
  • Gibt es eine Liste, wer „Senden als“ auf welchen Adressen hat?
  • Landet eine Testmail im Gesendet-Ordner des gemeinsamen Postfachs?
  • Ist klar, welche Adresse ein Postfach ist und welche nur ein Verteiler?

Wenn gemeinsame Postfächer ohne geteiltes Kennwort bei Ihnen ansteht, klären wir den Umfang unverbindlich: Microsoft 365 und Cloud. Benutzer und Lizenzen in Entra ID Alternativ direkt Kontakt aufnehmen oder die häufigen Fragen lesen.